TRƯỜNG ĐẠI HỌC THUỶ LỢI
——————————-
BẢN HƯỚNG DẪN
Về quy trình sắp xếp lịch dạy của giảng viên và đăng ký học tập của sinh viên
(Ban hành theo HD số 1000/ĐHTL-ĐTĐH&SĐH/HD ngày 24 tháng 9 năm 2007)
Sắp xếp lịch giảng dạy của giảng viên và thời khoá biểu của sinh viên là công tác rất quan trọng, là cơ sở để vận hành toàn bộ quy trình đào tạo của mỗi học kỳ. Quy định này hệ thống hoá các công việc liên quan xuất phát từ yêu cầu hoàn chỉnh và công khai toàn bộ quy trình vận hành học chế tín chỉ – hệ đào tạo chính quy của trường Đại học Thuỷ lợi.
Phần I
KẾ HOẠCH GIẢNG DẠY – THỜI KHOÁ BIỂU DỰ KIẾN
Trước khi bắt đầu mỗi học kỳ Phòng Đào tạo ĐH & SĐH tiến hành dự báo kế hoạch giảng dạy của học kỳ. Kế hoạch này được gửi cho các đơn vị liên quan để góp ý, sau đó điều chỉnh (nếu có) và thông qua. Trên cơ sở kế hoạch, Phòng Đào tạo ĐH & SĐH sẽ tiến hành công bố thời khoá biểu dự kiến trên sổ tay sinh viên làm cơ sở đăng ký cho thời khoá biểu chính thức.
1. Nội dung kế hoạch giảng dạy
Căn cứ để lập và điều chỉnh kế hoạch giảng dạy:
– Chương trình đào tạo (CTĐT) của các khoá – ngành (chuyên ngành) đang đào tạo;
– Số lượng sinh viên khoá – ngành tương ứng có đủ điều kiện đăng ký học phần;
– Thống kê dự báo số lượng sinh viên còn nợ sẽ học lại học phần;
– Ý kiến phản hồi của các Khoa, yêu cầu từ các Bộ môn và từ sinh viên.
Kế hoạch giảng dạy bao gồm hai phần: chương trình đào tạo của từng khoá ngành và thông tin chi tiết về từng học phần được dự kiến mở trong mỗi học kỳ, số lớp dự kiến mở cho mỗi học phần. Chương trình đào tạo đề cập ở đây là chương trình thực tế xuất phát từ chương trình đào tạo mà đã được Hội đồng đào tạo Trường thông qua và được điều chỉnh bổ sung trong quá trình vận hành cho tới học kỳ hiện tại (Nếu có điều chỉnh CTĐT, phải do Khoa đề xuất và được Ban Giám hiệu duyệt thông qua, có ghi rõ phạm vi áp dụng từ học kỳ nào). Lưu ý rằng CTĐT phải cung cấp đầy đủ thông tin về các học phần bắt buộc, học phần tự chọn đăng ký trong học kỳ (nếu có).
Các thông tin về từng học phần phải được xác định rõ trong kế hoạch giảng dạy của học kỳ gồm:
– Tên môn học, mã môn học;
– Thời lượng và hình thức giảng dạy: số tiết lên lớp lý thuyết, bài tập, số tiết thực hành (nếu có); việc tách lớp, ghép lớp, chia các ca thí nghiệm được sắp xếp chi tiết kèm theo với lịch trình giảng dạy;
– Hình thức và thời lượng kiểm tra/thi cần được xác định ngay trong kế hoạch giảng dạy, các thông tin bao gồm:
+ Hình thức thi: vấn đáp, viết, trắc nghiệm;
+ Thời gian làm bài thi/ kiểm tra: là bao nhiêu phút;
– Trọng số đánh giá (điểm quá trình quá trình, điểm thi).
Dựa trên kế hoạch giảng dạy, Khoa, Bộ môn quản lý học phần dự kiến danh sách giảng viên sẽ đảm nhiệm giảng dạy. Với các học phần mở nhiều lớp cần xác định mỗi giảng viên trong danh sách có thể đảm nhiệm giảng dạy tối đa mấy lớp. Giảng viên có thể nêu yêu cầu riêng nếu có.
2. Thời khoá biểu dự kiến – Sổ tay sinh viên
Căn cứ vào kế hoạch giảng dạy, phòng Đào tạo ĐH & SĐH tiến hành phân lớp và xếp thời khoá biểu dự kiến. Thời khoá biểu này được công bố trong sổ tay để làm cơ sở cho sinh viên đăng ký học.
Sự thay đổi thời khoá biểu đã công bố được hạn chế đến mức tối đa, trừ các trường hợp bắt buộc sau:
– Phải huỷ thời khoá biểu học phần do số sinh viên đăng ký quá ít hoặc không có giảng viên giảng dạy học phần (vì các lý do khách quan, đột xuất nào đó);
– Thay đổi thời gian (tiết học) vì lý do khách quan: do sắp xếp bố trí lại phòng học hoặc do yêu cầu chính đáng của giáo viên phụ trách học phần;
Ngoài thời khoá biểu dự kiến, sổ tay sinh viên là tài liệu chính thức thông báo tới từng sinh viên về các vấn đề:
– Các quy định, quy trình cơ bản mà sinh viên phải nắm vững để vận dụng trong học kỳ;
– Lịch học vụ cho từng khoá: thời gian biểu tiến hành đăng ký học phần, kiểm tra, thi…;
– Các thay đổi (so với niên giám, các sổ tay sinh viên trước) trong vận hành và sử lý học vụ, các thay đổi liên quan tới các học phần, học phần tương đương hay về chương trình đào tạo của từng khoá ngành.
Phần II
ĐĂNG KÝ HỌC PHẦN (ĐKHP) – PHÂN CÔNG GIẢNG DẠY
Phòng Đào tạo ĐH & SĐH chịu trách nhiệm và là đầu mối xử lý, xác nhận dữ liệu về thời khoá biểu của sinh viên, lịch dạy của của giảng viên trên cơ sở kế hoạch giảng dạy và đăng ký của sinh viên. Các Khoa, Bộ môn chịu trách nhiệm phân công giảng viên phụ trách giảng dạy từng lớp, môn học kể cả việc mời giảng viên khi cần. Việc đăng ký học phần được thực hiện qua mạng dựa trên giao diện Web (daotao.wru.edu.vn)
1. Lịch đăng ký học và điều chỉnh thời khoá biểu
Phòng Đào tạo ĐH & SĐH thông báo trong sổ tay sinh viên (trên trang WEB của trường) các thông tin cho từng khoá sinh viên:
– Lịch đăng ký học phần lần 1: Thời gian được xác định và bắt buộc tuân thủ;
– Lịch đăng ký học phần lần 2: chỉnh sửa thời khoá biểu (đăng ký lần 2, đăng ký lại, thêm bớt …): việc chỉnh sửa thời khoá biểu của sinh viên được cho phép ngay khi sinh viên có thông tin về thời khoá biểu tạm thời và kết thúc vào tuần lễ đầu tiên của học kỳ;
– Ngày bắt đầu học, biểu đồ học, dự kiến thời gian kiểm tra và thi trong học kỳ tương ứng.
2. Quy trình đăng ký học phần (lần 1) của sinh viên
2.1 Đăng ký học phần
– Căn cứ để đăng ký học phần là thời khoá biểu dự kiến, các thông tin trong sổ tay sinh viên và kết quả học tập của sinh viên từ trước đến nay;
– Sinh viên đăng ký học đúng chương trình đào tạo theo quy định, đăng ký trước sẽ được ưu tiên trong xếp lớp và xếp thời khoá biểu;
– Sinh viên chịu trách nhiệm về tính chính xác và đầy đủ – nội dung việc ĐKHP của mình;
– Sinh viên sẽ nhận được lời khuyên và tư vấn từ cố vấn học tập. Cố vấn học tập là người nắm vững các quy định học vụ, đặc biệt là chương trình đào tạo chuyên ngành của sinh viên đang theo học.
2.2 Các bước đăng ký học phần của sinh viên
Mỗi sinh viên sẽ được cung cấp một tài khoản riêng (private account) để thực hiện việc đăng ký học phần của mình. Sinh viên phải chịu trách nhiệm trong việc bảo mật tài khoản riêng của mình.
Sau khi đăng nhập vào hệ thống, sinh viên thực hiện đăng ký theo hướng dẫn trên màn hình. Có một số lưu ý sau:
– Trường hợp 1: được chấp nhận, sinh viên tiếp tục được đăng ký học phần khác.
– Trường hợp 2: không được chấp nhận, các lý do không được chấp nhận việc đăng ký học phần có thể là:
1. Số sinh viên đã đăng ký học đủ số lượng cho phép của lớp dành cho học phần đó;
2. Không thoả mãn điều kiện về học phần tiên quyết, học phần bắt buộc, học phần trước;
3. Số tín chỉ sinh viên đăng ký vượt quá quy định cho phép.
Trong trường hợp này, nếu sinh viên có thắc mắc, sinh viên chọn <HỎI>. Phòng Đào tạo ĐH&SĐH có trách nhiệm trả lời cho sinh viên không quá 2 ngày (tính ngày làm việc), qua địa chỉ email của sinh viên.
Sinh viên có thể đăng ký tiếp lớp – học phần khác hoặc huỷ việc đăng ký, đăng ký lại.
+ Muốn huỷ việc đăng ký (do chọn sai, hoặc muốn chỉnh sửa…), sinh viên chọn <HUỶ>;
+ Hoàn tất quá trình đăng ký, sinh viên chọn <ĐĂNG KÝ>. Khi hệ thống thông báo chấp nhận việc đăng ký của sinh viên, lúc này sinh viên sẽ được thời khoá biểu đăng ký (sinh viên tự in và theo dõi).
Sinh viên nộp bản đăng ký học tập bằng giấy (có chữ ký xác nhận của sinh viên và cố vấn học tập) về Phòng Đào tạo ĐH & SĐH.
Trong thời gian đăng ký (chưa hết thời hạn đăng ký), sinh viên có thể điều chỉnh (đăng ký lại). Sinh viên sẽ sử dụng thời khoá biểu đăng ký cuối cùng làm cơ sở cho việc chứng nhận đăng ký và thanh toán học phí.
2.3. Sắp xếp và công bố thời khoá biểu (TKB)
– Căn cứ vào ĐKHP của sinh viên, Phòng Đào tạo ĐH & SĐH sẽ thống kê và điều chỉnh thời khoá biểu dự kiến (thêm bớt môn học, thêm bớt lớp, chuyển đổi phòng học …). Sau đó, phòng Đào tạo ĐH&SĐH sẽ thông báo thời khóa biểu trên trang WEB của trường (sinh viên và giảng viên có thể in và theo dõi);
– Thời khoá biểu tạm thời cho sinh viên để tạo điều kiện cho sinh viên nắm rõ lịch học tập, và làm cơ sở điều chỉnh, bổ sung khi cần;
– Lịch giảng để các Khoa, Ban, Bộ môn phân công chính thức.
2.4. Chỉnh sửa thời khoá biểu sinh viên (đăng ký bổ sung)
Ngay sau khi biết TKB tạm thời của mình và có thông tin mới cập nhật về kế hoạch giảng dạy, thời khoá biểu chính thức sẽ được công bố, lúc này sinh viên được quyền đăng ký bổ sung hoặc khiếu nại về kết quả xếp TKB. Các sinh viên chưa ĐKHP đợt 1 (có lý do chính đáng) cũng được xét chung trong đợt này.
Nguyên tắc và các bước đăng ký bổ sung
Nguyên tắc và các bước đăng ký bổ sung giống như đăng ký lần 1. Sinh viên cần chú ý:
– Chỉ được đăng ký vào những lớp- học phần trong thông tin mới của thời khoá biểu (chỉ được đăng ký vào những lớp – học phần cho phép của Phòng Đào tạo ĐH & SĐH);
– Chỉ đăng ký những học phần bổ sung, không được đăng ký lại những học phần đã được chấp nhận (đã có trong thời khoá biểu tạm thời).
Giải quyết các trường hợp không đúng hạn
Trong vòng 5 ngày sau khi hết hạn đăng ký bổ sung, nếu sinh viên có lý do chính đáng, có thể làm đơn kèm theo chứng lý cần thiết, nộp trực tiếp lên phòng Đào tạo ĐH&SĐH. Các trường hợp này sẽ được xem xét riêng và thuộc thẩm quyền xử lý của Trưởng phòng Đào tạo ĐH & SĐH.
2.5. Công bố kết quả đăng ký học phần chính thức
– Ngay sau khi kết thúc giải quyết, chỉnh sửa việc đăng ký học phần, phòng Đào tạo ĐH & SĐH sẽ thông báo kết quả đăng ký học phần chính thức;
– Sinh viên có trách nhiệm in kết quả ĐKHP, làm cơ sở đối chiếu để đóng học phí, theo dõi lịch thi, kiểm tra,…;
– Nếu quá thời hạn quy định mà sinh viên không đóng học phí xem như huỷ kết quả đăng ký.
2.6. Các vấn đề hỗ trợ cố vấn học tập
Mỗi năm, phòng Đào tạo ĐH & SĐH kết hợp với phòng Công tác chính trị và quản lý sinh viên sẽ tổ chức hội nghị “cố vấn học tập”. Để chuẩn bị cho học kỳ mới, các khoa tổ chức họp trao đổi, phổ biến công tác với toàn bộ cố vấn học tập trong khoa và để góp ý cho sổ tay sinh viên học kỳ.